EMERGENZA EPIDEMIOLOGICA DA COVID-2019
Modalità di svolgimento delle assemblee di società e associazioni
fino al termine dell’emergenza
Lo scorso lunedì, 1 giugno 2020, anche sulla base di una richiesta specifica dell’Alleanza delle Cooperative, è stata pubblicata sul sito del Governo (www.governo.it ) la seguente risposta ad una FAQ relativa alle modalità di svolgimento delle assemblee, fra le altre, di associazioni e società:
“Possono svolgersi assemblee (ordinarie o straordinarie) condominiali, di società di capitali o di persone, ovvero di altre organizzazioni collettive? Le assemblee di qualunque tipo, condominiali o societarie, ovvero di ogni altra forma di organizzazione collettiva, possono svolgersi in “presenza fisica” dei soggetti convocati, a condizione che siano organizzate in locali o spazi adeguati, eventualmente anche all’aperto, che assicurino il mantenimento continuativo della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro fra tutti i partecipanti, evitando dunque ogni forma di assembramento, nel rispetto delle norme sanitarie di contenimento della diffusione del contagio da COVID-19. Resta ferma la possibilità di svolgimento delle medesime assemblee da remoto, in quanto compatibile con le specifiche normative vigenti in materia di convocazioni e deliberazioni”.
Alla luce di tale principio, e delle conseguenti richieste di chiarimento pervenute, forniamo indicazioni più precise, ripercorrendo le principali disposizioni riguardanti lo svolgimento delle riunioni e delle assemblee degli enti.
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Il decreto-legge 16 maggio 2020, n. 33, ha delineato il quadro normativo nazionale all’interno del quale, dal 18 maggio e fino al 31 luglio 2020, con provvedimenti, statali, regionali o comunali, potranno essere adottate misure di contenimento del contagio e restrittive delle libertà. In sintesi:
· l’art. 1, comma 8, del decreto-legge n. 33/2020 (a prescindere dai provvedimenti restrittivi adottati con dPCM o ordinanze regionali) vieta ogni forma di “assembramento di persone in luoghi pubblici o aperti al pubblico. Le manifestazioni, gli eventi e gli spettacoli di qualsiasi natura con la presenza di pubblico, ivi compresi quelli di carattere culturale, ludico, sportivo e fieristico, nonché ogni attività convegnistica o congressuale, in luogo pubblico o aperto al pubblico, si svolgono, ove ritenuto possibile sulla base dell’andamento dei dati epidemiologici, con le modalità stabilite con i provvedimenti adottati ai sensi dell’articolo 2 del decreto-legge n. 19 del 2020”;
· al comma 10, si stabilisce: “Le riunioni si svolgono garantendo il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro”;
· inoltre, il sindaco potrà peraltro disporre la chiusura temporanea di specifiche aree pubbliche o aperte al pubblico, in cui sia impossibile assicurare adeguatamente il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro (art.1, comma 9);
· detti divieti o limitazioni, fatti salvi i diversi termini previsti dalla legge, sono in vigore fino al 31 luglio 2020 (art. 3)[1].
Da par suo, il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 17 maggio 2020[2], stabilisce che, fino al 14 giugno 2020:
· sono sospesi i congressi, le riunioni, i meeting e gli eventi sociali, in cui è coinvolto personale sanitario o personale incaricato dello svolgimento di servizi pubblici essenziali o di pubblica utilità;
· è differita a data successiva ogni altra attività convegnistica o congressuale;
· lo svolgimento delle manifestazioni pubbliche è consentito soltanto in forma statica, a condizione che, nel corso di esse, siano osservate le distanze sociali prescritte e le altre misure di contenimento[3];
· altri eventi pubblici, quali gli spettacoli aperti al pubblico in sale teatrali, sale da concerto, sale cinematografiche e in altri spazi anche all’aperto sono sospesi; ma dal 15 giugno 2020 potranno essere svolti con posti a sedere preassegnati e distanziati e a condizione che sia comunque assicurato il rispetto della distanza interpersonale di almeno un metro sia per il personale, sia per gli spettatori, con il numero massimo di 1000 spettatori per spettacoli all’aperto e di 200 persone per spettacoli in luoghi chiusi, per ogni singola sala (restano comunque sospese le attività che abbiano luogo in sale da ballo e discoteche e locali assimilati, all’aperto o al chiuso, le fiere e i congressi; inoltre, le funzioni religiose con la partecipazione di persone si svolgono nel rispetto dei protocolli sottoscritti dal Governo e dalle rispettive confessioni, nei quali è previsto il limite massimo di 200 partecipanti all’interno dell’edificio di culto);
· restano sospesi gli eventi che implichino assembramenti in spazi chiusi o all’aperto quando non è possibile assicurare il rispetto delle condizioni di sicurezza;
· il personale sanitario si attiene alle appropriate misure per la prevenzione della diffusione delle infezioni per via respiratoria previste dalla normativa vigente e dal Ministero della salute sulla base delle indicazioni dell’Organizzazione mondiale della sanità e i responsabili delle singole strutture provvedono ad applicare le indicazioni per la sanificazione e la disinfezione degli ambienti fornite dal Ministero della salute;
· è fatta espressa raccomandazione a tutte le persone anziane o affette da patologie croniche o con multimorbilità ovvero con stati di immunodepressione congenita o acquisita, di evitare di uscire dalla propria abitazione o dimora fuori dai casi di stretta necessità.
Ovviamente, sono fatte salve eventuali disposizioni più restrittive adottate dalle regioni e dalle province autonome.
Si ricorda infine che le disposizioni contenute nel citato dPCM sono state adottate “visti i verbali (…) del comitato tecnico-scientifico di cui all’ordinanza del Capo del dipartimento della protezione civile 3 febbraio 2020, n. 630, e successive modificazioni e integrazioni”. Orbene, si legge in alcuni di questi verbali (n. 66) che “le misure generali alle quali attenersi in tutte le attività svolte rimangono rappresentate da: rigorosa attenzione all’igiene delle mani anche attraverso la disponibilità generalizzata di dispenser con soluzioni idroalcoliche (i); rigoroso rispetto dei comportamenti di “etichetta” protezione delle vie respiratorie (ii); garanzia del distanziamento fisico e sociale: o in tutti momenti evitando l’aggregazione (iii); o incluse le fasi di ingresso ed uscita dai luoghi confinati (iv); utilizzo di mascherine di comunità nei luoghi confinati ed all’aperto, laddove non si riesca a garantire il distanziamento sociale (v); l’igiene rigorosa degli ambienti (effettuata con i prodotti idonei) con frequenza proporzionata all’utilizzo degli stessi (vi). (…) Nei luoghi confinati, in particolare, andrebbero assicurati: le garanzie di adeguata ventilazione naturale (vii); il rispetto delle raccomandazioni in presenza di sistemi di ventilazione e/o condizionamento (viii); le differenziazioni tra le vie di entrata e di uscita (ix) (…). Negli eventi organizzati in luoghi chiusi, ferme restando le misure sopra raccomandate ed in relazione alla garanzia delle misure di distanziamento richieste e dei sistemi di aerazione disponibili, il numero massimo di persone non deve superare il numero di 200”[4].
Dal complesso dei provvedimenti e dei pareri citati ne deriva che, in linea generale – e nel rispetto di tutte le prescrizioni di sicurezza – sono consentite le riunioni (le assemblee “sono riunioni”) in luoghi privati (non in luogo pubblico o aperto al pubblico).
Seri dubbi sorgono, invece, sulla possibilità di svolgimento di riunioni e adunanze, anche in luoghi privati (e pur nel rispetto delle norme di sicurezza), quando sia prevista la presenza di più di 200 persone, se al chiuso, e 1000 persone, se all’aperto. Tali incertezze e rischi aumentano quando una parte della base sociale sia condizionata dall’impossibilità giuridica o di fatto di raggiungere il luogo della riunione (ad es. per divieto di partecipazione all’attività congressuale o per prescrizioni specifiche in capo al personale sanitario o per divieti territoriali di circolazione, ecc.).
Ragion per cui, in tali casi, è forte il rischio di incappare in una violazione di norme imperative, con conseguente invalidità delle convocazioni, oltre che insorgenza di responsabilità, di natura civile, amministrativa e penale; e non solo a carico degli amministratori, ma potenzialmente anche dei partecipanti e dell’impresa stessa[5].
Per tutti questi motivi, si invita a valutare il ricorso alle modalità dell’assemblea a distanza, ai sensi di quanto previsto dall’art. 106, d. l. 18/2020 (per l’esame delle quali si rinvia a Circolari ICN – Area Legale e societaria 3/2020, 4/2020, 5/2020 e 6/2020).
Ad ogni modo, le riunioni in presenza dovranno svolgersi nel rigoroso rispetto di tutte le prescrizioni necessarie a prevenire la diffusione del contagio.
Vale a dire: divieto di accesso a soggetti con sintomi respiratori e/o temperatura corporea >37,5°C (i); rigorosa attenzione all’igiene delle mani attraverso la disponibilità generalizzata di dispenser con soluzioni idroalcoliche (ii); rispetto della distanza di sicurezza di almeno un metro (un metro davanti, alle spalle e ai lati: da ciò ne consegue che è necessaria una superficie minima di 4 metri quadrati per ogni persona convocata o invitata alla riunione oltre quelle di cui si prevede la presenza)[6] (iii); presenza di un numero sufficiente di sedie tale da assicurare la distanza di sicurezza e la presenza “statica” all’evento (iv); garanzia del distanziamento fisico e sociale in tutti momenti, evitando ogni forma di aggregazione, incluse le fasi di ingresso ed uscita dai luoghi chiusi (v); utilizzo di mascherine di comunità, anche all’aperto (vi); l’igiene rigorosa e frequente degli ambienti (vii); istruzioni per l’utilizzo dei servizi igienici (viii); l’adeguata ventilazione naturale e il rispetto delle raccomandazioni in presenza di sistemi di ventilazione e/o condizionamento nei luoghi chiusi (ix); la differenziazione tra le vie di entrata e di uscita (x) e l’apertura delle porte per favorire un flusso più sicuro ed evitare che porte e maniglie siano toccate (xi); la raccomandazione a non far uso e non diffondere documenti o altro materiale cartaceo e a far esclusivo ricorso a documenti telematici (xii); il divieto di consumo di cibi o bevande (xiii); modalità determinate e sicure di intervento in postazioni predeterminate, distanziate e senza l’uso di microfoni (xiv); la comunicazione tempestiva al socio delle misure di sicurezza, allegandole all’avviso di convocazione (xv).
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[1] Più precisamente, il successivo comma 12 dell’art 1, prevede che le disposizioni di cui ai commi 7, 8, 10 e 11 sono attuate con provvedimenti adottati ai sensi dell’articolo 2 del decreto-legge n.19 del 2020, che possono anche stabilire differenti termini di efficacia. Infine, il successivo articolo 3, nello stabilire la decorrenza dell’efficacia delle disposizioni prevede che “le misure di cui al presente decreto si applicano dal 18 maggio 2020 al 31 luglio 2020, fatti salvi i diversi termini previsti dall’articolo 1”. Conseguentemente, il divieto di assembramento è efficace, ad oggi, fino al 31 luglio, fatto salvo il caso in cui i provvedimenti di attuazione dei commi 7-8-10-11 non prevedano termini di efficacia differenti.
Si ricorda altresì che permane il vigore del decreto legge 25 marzo 2020, n. 19, da ultimo convertito con modificazioni dalla L. 22 maggio 2020, n. 35, che consente al Presidente del Consiglio l’adozione per decreto di misure restrittive della libertà, tra le quali sono contemplate (“per periodi predeterminati, ciascuno di durata non superiore a trenta giorni, reiterabili e modificabili anche più volte fino al 31 luglio 2020, termine dello stato di emergenza dichiarato con delibera del Consiglio dei ministri del 31 gennaio 2020 (…) e con possibilità di modularne l’applicazione in aumento ovvero in diminuzione secondo l’andamento epidemiologico del predetto virus (…) secondo principi di adeguatezza e proporzionalità al rischio effettivamente presente su specifiche parti del territorio nazionale ovvero sulla totalità”) sia la limitazione o sospensione di manifestazioni o iniziative di qualsiasi natura, di eventi e di ogni altra forma di riunione o di assembramento in luogo pubblico o privato, anche di carattere culturale, ludico, sportivo, ricreativo e religioso; sia la sospensione delle cerimonie civili e religiose e la limitazione dell’ingresso nei luoghi destinati al culto; nonché la chiusura di cinema, teatri, sale da concerto, sale da ballo, discoteche, sale giochi, sale scommesse e sale bingo, centri culturali, centri sociali e centri ricreativi o altri analoghi luoghi di aggregazione; e infine la sospensione dei congressi, di ogni tipo di evento sociale e di ogni altra attività convegnistica o congressuale, salva la possibilità di svolgimento a distanza.
[2] Pubblicato sulla G.U., Serie Generale n. 126, del 18 maggio 2020, in attuazione del decreto-legge 25 marzo 2020, n. 19, e del citato decreto-legge n. 33/2020.
[3] Nel rispetto delle prescrizioni imposte dal questore ai sensi dell’articolo 18 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza di cui al regio decreto 18 giugno 1931, n. 773.
[4] E ancora: “Acquisito il Protocollo circa la ripresa delle celebrazioni con il popolo della Conferenza Episcopale Italiana (…), il CTS approva il documento, raccomandando che, per le cerimonie religiose da svolgere nei luoghi di culto chiusi, ferme restando le misure sopra richiamate ed in relazione alla garanzia delle misure di distanziamento richieste e degli eventuali sistemi di aerazione disponibili, il numero massimo di persone non superi le 200 unità. Il CTS ritiene, inoltre, che eventuali cerimonie religiose celebrate all’aperto, se organizzate e gestite in coerenza con le misure raccomandate, debbano prevedere la partecipazione massima di 1000 persone”. Quanto invece alle richieste di parere del Mibact: “il CTS ritiene opportuno suggerire che restino chiuse o sospese, in ragione dell’emergenza sanitaria: Attività che abbiano luogo in sale da ballo e discoteche e locali assimilati, all’aperto o al chiuso; Organizzazione di eventi in spazi non strutturabili all’aperto o al chiuso che implichino aggregazione di massa, come definite nel documento OMS “Key planning recommendations for Mass Gatherings in the context of COVID-19 Interim guidance” del 19/03/2020 (…). Fiere e congressi. Per quanto concerne gli spettacoli organizzati in sale teatrali e sale da concerto all’aperto o al chiuso con posti seduti preassegnati e inamovibili, il CTS valuta che essi possano aver corso a partire dalla prima settimana di giugno, a condizione che vengano imprescindibilmente garantite tutte le condizioni atte a minimizzare il rischio di diffusione di SARS-CoV-2. In particolare, gli spettatori dovranno mantenere una distanza tra di loro di almeno 1 metro ed indossare la mascherina di comunità, oltre ed evitare di accedere in presenza di sintomi respiratori e/o temperatura corporea >37,5°C; lo stesso criterio dovrà essere applicato agli artisti, alle maestranze e ogni altro tipo di lavoratore presente nel luogo dove lo spettacolo si tiene. Dovrà, inoltre, essere fatto obbligo agli organizzatori dei sopramenzionati spettacoli, di garantire l’accesso contingentato in maniera ordinata, garantendo, anche al momento dell’accesso e dell’uscita, il distanziamento fisico sopramenzionato. Gli organizzatori degli spettacoli dovranno, inoltre, assicurare la presenza di dispenser con sostanze igienizzanti all’ingresso dello spazio aperto o chiuso dove avranno corso gli spettacoli. Dovrà essere promossa un’adeguata comunicazione che indichi le corrette modalità di comportamento del pubblico, ivi compresa un’appropriata gestione dei dispositivi di protezione. Il personale di servizio a contatto con il pubblico dovrà utilizzare idonei dispositivi di protezione individuale. Infine, il CTS raccomanda che la vendita dei biglietti e il loro controllo per l’accesso vengano realizzati evitando materiale cartaceo e favorendo modalità telematiche attraverso l’uso di app funzionali allo scopo, anche al fine di evitare aggregazioni presso biglietterie, atrii, anditi di accesso alle strutture. È condizione essenziale l’adeguata, periodica pulizia e igienizzazione degli ambienti chiusi e dei servizi igienici di tutti i luoghi interessati dall’evento, soprattutto al termine di ciascuno spettacolo, sconsigliando vivamente la consumazione di cibo e bevande – che implicherebbe la rimozione delle mascherine”.
[5] Stabilisce infatti l’art. 2, D.L. 33/2020: “Salvo che il fatto costituisca reato diverso da quello di cui all’articolo 650 del codice penale (“Inosservanza dei provvedimenti dell'Autorità”), le violazioni delle disposizioni del decreto, o dei decreti e delle ordinanze emanati per darne attuazione, sono punite con la sanzione amministrativa di cui all’articolo 4, comma 1, del decreto legge 25 marzo 2020 n.19, che prevede il pagamento di una somma da euro 400 a euro 3.000, aumentata fino a un terzo se la violazione avviene mediante l'utilizzo di un veicolo. Nei casi in cui la violazione sia commessa nell’esercizio di un’attività di impresa, si applica altresì la sanzione amministrativa accessoria della chiusura dell’esercizio o dell’attività da 5 a 30 giorni”.
[6] Ciò vorrà dire che qualora il totale dei convocati, inviati o dei quali si preveda in ogni caso la presenza sia di 100 persone occorrerà una superficie reale calpestabile minima totale della sala in cui si terrà la riunione non inferiore a 400 metri quadrati.