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In Microsoft Windows SharePoint Services sono disponibili nuove opzioni amministrative che consentono di inviare automaticamente avvisi ai proprietari delle raccolte siti per richiedere di confermare che le raccolte siti siano in uso. È inoltre possibile eliminare automaticamente le raccolte siti non confermate. Queste funzionalità permettono di controllare il numero di siti Web inutilizzati nel server.
La conferma dell'utilizzo è simile agli avvisi. Quando si crea una raccolta siti, Windows SharePoint Services la aggiunge al database e la registra come sito attivo. Dopo un periodo di tempo specificato, Windows SharePoint Services invia al proprietario della raccolta siti una notifica tramite posta elettronica in cui viene richiesto di riattivare o eliminare la raccolta siti inutilizzata. La notifica tramite posta elettronica contiene collegamenti che consentono di confermare che una raccolta siti è attiva oppure di eliminare una raccolta siti. Dopo l'invio della notifica da parte di Windows SharePoint Services, possono verificarsi tre situazioni:
È possibile utilizzare l'eliminazione automatica per eliminare raccolte siti non necessarie senza alcun intervento amministrativo e senza alcun meccanismo di backup. Per evitare che una raccolta siti venga eliminata senza l'invio di una notifica, è necessario attivare la conferma dell'utilizzo della raccolta siti prima dell'eliminazione automatica. Windows SharePoint Services, inoltre, deve sempre inviare al proprietario della raccolta siti almeno due notifiche di conferma prima di eliminare una raccolta siti. È possibile configurare l'eliminazione automatica dalle pagine Amministrazione centrale SharePoint oppure dalla riga di comando. Per ulteriori informazioni, vedere Windows SharePoint Services Resource Kit. Oltre a queste misure di protezione di base configurate per impostazione predefinita, è consigliabile valutare l'adozione dei provvedimenti seguenti:
Per impostazione predefinita, l'autore della raccolta siti è indicato come proprietario della raccolta siti. In base alla configurazione, all'utente può inoltre essere richiesto di specificare un contatto secondario per la raccolta siti. Windows SharePoint Services invierà automaticamente notifiche di conferma al proprietario della raccolta siti e all'eventuale contatto secondario impostato.
Se ad esempio il proprietario di una raccolta siti si assenta per quattro settimane e Windows SharePoint Services elimina le raccolte siti se non riceve quattro conferme settimanali, Windows SharePoint Services potrebbe eliminare la raccolta siti senza offrire al proprietario l'opportunità di confermare l'utilizzo. Se si attiva questa funzionalità all'interno di un'organizzazione, tenere in considerazione i criteri di tale organizzazione riguardanti le vacanze e i permessi durante la configurazione degli intervalli per la conferma e l'eliminazione.
Se ad esempio si configurano la conferma e l'eliminazione automatica in modo che vengano eseguite il quinto giorno di ogni mese, eseguire il backup del server il quarto giorno. Per eseguire questo processo in modo automatico, creare una stored procedure in Microsoft SQL Server per verificare la tabella dei siti e creare automaticamente una copia di backup di tutti gli elementi pianificati per l'eliminazione.
È consigliabile configurare le impostazioni seguenti per controllare il tempo che deve trascorrere tra la conferma dell'utilizzo della raccolta siti e l'eliminazione automatica:
Il valore riguardante la notifica iniziale consente di controllare quando Windows SharePoint Services invia la prima notifica di conferma a una raccolta siti. Questo valore non controlla la frequenza delle notifiche, ma solo il numero di giorni di attesa prima dell'invio della prima notifica.
Il valore della frequenza influisce sia sulla periodicità con cui Windows SharePoint Services controlla il server che sulla periodicità con cui Windows SharePoint Services invia le notifiche di conferma. Se si imposta una frequenza settimanale, Windows SharePoint Services controllerà il server settimanalmente e Windows SharePoint Services invierà le notifiche settimanalmente, subito dopo il controllo del server.
Modificare questa impostazione in base alle esigenze del proprio ambiente. Se ad esempio la maggior parte degli utenti è in linea e utilizza il server durante il giorno, scegliere un'ora della notte quando il server è meno occupato.
Impostare un numero che consenta ai proprietari delle raccolte siti di ricevere una notifica prima che Windows SharePoint Services elimini una raccolta siti. Il numero di notifiche dipende inoltre dalla frequenza. Se ad esempio si sceglie di eseguire controlli giornalieri e di inviare trenta promemoria prima dell'eliminazione, Windows SharePoint Services informerà il proprietario delle raccolte siti ogni giorno per un mese prima di eliminare la raccolta siti.
Configurare questi valori in base ai requisiti della propria organizzazione. In un'organizzazione di grandi dimensioni, in cui gli utenti potrebbero avere necessità di memorizzare i dati per lunghi periodi di tempo, specificare intervalli più lunghi. Inviare ad esempio le notifiche dopo 180 giorni con frequenza mensile ed eseguire l'eliminazione automatica dopo sei mesi senza conferma. In caso di hosting di siti gratuiti per i propri clienti, tali intervalli possono essere abbreviati. È ad esempio possibile inviare le notifiche dopo 45 giorni con frequenza settimanale ed eseguire l'eliminazione automatica dopo quattro settimane. In caso di hosting di siti a pagamento per i propri clienti, non utilizzare questa funzionalità a meno che non sia disponibile una strategia automatica di backup che consenta di ripristinare i siti su richiesta.
Nella tabella che segue sono indicate tutte queste impostazioni come appaiono nella pagina Configura conferma utilizzo raccolta siti ed eliminazione automatica con i corrispondenti valori predefiniti e minimi.
| Impostazione | Valore predefinito | Valore minimo |
|---|---|---|
| Inizia l'invio delle notifiche ___ giorni dopo la creazione della raccolta siti o la conferma dell'utilizzo | 90 giorni | 30 giorni |
| Attiva il rilevamento delle raccolte siti inutilizzate e invia avvisi <ogni giorno ogni settimana ogni mese> eseguendo il controllo alle <ora> | ogni settimana
12.00 |
ogni giorno |
| Elimina il Web dopo l'invio di ___ avvisi | 4 | 28 notifiche giornaliere 4 notifiche settimanali 2 notifiche mensili |
Se si utilizzano i valori predefiniti sopra specificati, Windows SharePoint Services invierà la prima notifica dopo 90 giorni. Le notifiche aggiuntive verranno inviate da Windows SharePoint Services ogni settimana per altre cinque settimane. Nella sesta settimana dopo la notifica iniziale, se il proprietario della raccolta siti o il contatto secondario non conferma l'utilizzo della raccolta siti, Windows SharePoint Services eliminerà la raccolta siti. Se il proprietario della raccolta siti o il contatto secondario conferma in qualsiasi momento l'utilizzo della raccolta siti, Windows SharePoint Services reimposterà il conteggio e attenderà 90 giorni prima di inviare un'altra notifica tramite posta elettronica.
Nota Se per qualsiasi ragione Windows SharePoint Services non può inviare la notifica tramite posta elettronica, Windows SharePoint Services non incrementerà il conteggio. Se ad esempio Windows SharePoint Services invia tre notifiche e non riesce a inviare la quarta, il conteggio non verrà incrementato fino a quando Windows SharePoint Services non riuscirà a inviare la quarta notifica.
Il servizio Timer di Microsoft SharePoint consente di eseguire processi temporizzati quali la conferma dell'utilizzo e l'eliminazione. I tempi e gli intervalli specificati seguono le stesse regole di qualsiasi altro processo eseguito tramite il servizio Timer di SharePoint in Windows SharePoint Services.