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Le raccolte consentono di condividere file con altri utenti del sito. Il tipo di raccolta da utilizzare dipende dal tipo di file che si desidera condividere. Per condividere una raccolta di immagini digitali, ad esempio, si utilizza una raccolta immagini. Per memorizzare un gruppo di moduli aziendali basati su XML, si utilizza una raccolta moduli. Per la maggior parte degli altri tipi di file, compresi documenti e fogli di calcolo, si utilizza una raccolta documenti.
Le raccolte presentano una pagina in cui sono elencati tutti i file e le cartelle con le relative proprietà, più un collegamento ipertestuale per ogni file. La pagina contiene comandi per aggiungere file e cartelle, per ordinare e filtrare l'elenco dei file, per passare a una visualizzazione diversa della raccolta e per modificare la progettazione della raccolta. È possibile, inoltre, creare avvisi in modo da essere informati in caso di modifica della raccolta o di file specifici della raccolta.
Quando si aggiunge o si rimuove un file da una raccolta, in Microsoft Windows SharePoint Services vengono aggiornati tutti i collegamenti ipertestuali al sito.
Nota Quando si elimina un file da una raccolta, vengono eliminate anche tutte le versioni del file.
Informazioni sulle raccolte documenti
Le raccolte documenti sono insiemi di file condivisi dai membri del team. È possibile, ad esempio, creare una raccolta dei documenti comuni a un progetto.
Per impostazione predefinita, nel sito Web del team è disponibile una raccolta incorporata denominata Documenti condivisi, presente nella barra di avvio veloce e nella pagina Documenti ed elenchi.
Nota Le caratteristiche del sito possono variare in base al modello utilizzato.
È possibile memorizzare qualsiasi tipo di file in una raccolta documenti, tuttavia l'impiego delle raccolte documenti con applicazioni client compatibili con Windows SharePoint Services, quali Microsoft Office 2003 presenta alcuni vantaggi:
Informazioni sulle raccolte moduli
Le raccolte moduli consentono di condividere con facilità moduli basati su XML (file con estensione xml) utilizzati per raccogliere informazioni dello stesso tipo. È possibile, ad esempio, creare una raccolta moduli per i rapporti di stato del team, in modo che i membri del team possano compilare, salvare e visualizzare i moduli velocemente e facilmente.
A ogni raccolta moduli è associato un modello per i moduli, che definisce la struttura e l'aspetto di tutti i moduli che verranno creati nella raccolta e specifica l'applicazione in cui i moduli verranno aperti.
Nelle raccolte moduli è possibile memorizzare qualsiasi tipo di file, tuttavia conviene memorizzare solo file con estensione xml, che richiedono un editor XML compatibile con Windows SharePoint Services, quale Microsoft Office InfoPath 2003. I vantaggi principali sono rappresentati dalla possibilità di utilizzare colonne (che possono essere progettate in modo da visualizzare informazioni specifiche memorizzate nei moduli della raccolta) e dalla possibilità di unire dati di più moduli in un solo modulo.
Informazioni sulle raccolte immagini
Le raccolte immagini consentono di condividere e organizzare immagini digitali in ambienti server aziendali. Un'organizzazione potrebbe, ad esempio, creare una raccolta immagini per le immagini di marketing, offrendo così ai membri del team la possibilità di visualizzare, condividere, modificare e scaricare logo e altro materiale di marketing da un'unica posizione.
Sebbene sia possibile memorizzare le immagini in altri tipi di elenchi di SharePoint, l'impiego delle raccolte immagini presenta molti vantaggi. È possibile, infatti, visualizzare le immagini con uno dei tre stili di visualizzazione esclusivi, condividere le immagini utilizzando presentazioni o inviandole direttamente alle applicazioni Microsoft Office 2003, scaricare le immagini direttamente in un computer e modificarle con editor di immagini compatibili con Windows SharePoint Services, quale Microsoft Office Picture Manager.
Informazioni sulla visualizzazione Esplora risorse
Per impostazione predefinita, nelle raccolte è disponibile la visualizzazione Esplora risorse, che consente di lavorare sui file della raccolta come si lavora in Esplora risorse. Mediante questa visualizzazione è possibile:
Nota Per utilizzare la visualizzazione Esplora risorse, è necessario disporre di un'applicazione client compatibile con Windows SharePoint Services, quale un'applicazione Microsoft Office 2003, e di Microsoft Internet Explorer 5 o versione successiva.
Informazioni sulle proprietà personalizzate
È possibile specificare il tipo di informazioni che gli autori devono indicare quando aggiungono un file alla raccolta.
Se, ad esempio, è disponibile una raccolta documenti per i piani dei prodotti, è possibile richiedere agli autori di immettere il titolo del documento, commenti sul contenuto del documento e informazioni sullo stato del documento.
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