In un sito area di lavoro riunioni i partecipanti sono coloro che sono stati invitati alla riunione e che sono elencati nell'elenco Partecipanti. In tutti i siti di Microsoft Windows SharePoint Services, gli utenti sono coloro che hanno un account in un sito che li autorizza ad accedere a tale sito.
Gli utenti sono elencati nell'area Amministrazione sito del sito area di lavoro. Nell'elenco degli utenti sono inclusi anche i nomi dei partecipanti. In alcuni casi, tuttavia, potrebbe essere necessario visualizzare nomi di utenti non inclusi nell'elenco Partecipanti. Ad esempio, può accadere di assegnare a un assistente amministrativo il compito di aggiornare del contenuto dell'area di lavoro e il nome dell'assistente potrebbe non comparire nell'elenco Partecipanti, poiché non deve partecipare alla riunione.
Per controllare ciò che gli utenti (e i partecipanti) possono fare o vedere nel sito, per impostazione predefinita essi vengono assegnati al gruppo del sito Collaboratore. Facoltativamente è possibile assegnare gli utenti ad altri gruppi del sito o modificare i diritti associati a un gruppo del sito. L'aggiunta dei partecipanti all'elenco degli utenti e l'assegnazione automatica dei diritti per l'area di lavoro dipendono dal sito area di lavoro riunioni in uso e dal modo in cui i partecipanti sono stati aggiunti.