Informazioni sui siti area di lavoro riunioni

Nel passato si digitava l'agenda e si allegavano i documenti nella convocazione di riunione creata nel programma per la gestione della posta elettronica e del calendario in uso. Oggi è possibile inserire tali informazioni in un sito area di lavoro riunioni, in modo che gli invitati vi possano accedere in qualsiasi momento per visualizzare le informazioni, modificarle o aggiungerne, a seconda delle loro autorizzazioni.

1 Anziché digitare l'agenda nella convocazione di riunione...

2 … e anziché allegarvi documenti…

3 …oggi è possibile aggiungere un collegamento che rimandi a un sito area di lavoro riunioni.

1 Quando gli invitati fanno clic sul collegamento...

2 …il sito area di lavoro riunioni viene visualizzata nel loro browser, consentendo loro di visualizzare e utilizzare l'agenda, i documenti e le altre informazioni disponibili.

Centralizzare le informazioni consente alle persone di lavorare insieme sul contenuto e di avere sempre a disposizione la versione più aggiornata del contenuto, senza che occorra inviare file di grandi dimensioni per posta elettronica ogni volta che il contenuto viene modificato.

È possibile creare un sito area di lavoro riunioni da varie posizioni, se Windows SharePoint Services è disponibile nella posizione dell'Intranet o di Internet da cui si sta lavorando e se esiste un sito padre di SharePoint sotto cui creare il sito area di lavoro riunioni. È possibile creare siti area di lavoro da un programma per la gestione del calendario e della pianificazione compatibile con Windows SharePoint Services, quale Microsoft Office Outlook 2003, da un sito area di lavoro riunioni esistente (non è possibile, tuttavia, creare il sito area di lavoro come sito secondario di un sito area di lavoro riunioni esistente), da un sito di Windows SharePoint Services o di Microsoft SharePoint Portal Server in un'Intranet o da un sito esterno che ospiti Windows SharePoint Services. Per quanto riguarda i siti area di lavoro creati nella propria società, è possibile invitarvi chiunque appartenga allo stesso dominio di tipo trusted a cui si appartiene e abbia un indirizzo di posta elettronica valido. Per quanto riguarda i siti area di lavoro creati in siti esterni, è possibile invitare chiunque abbia un indirizzo di posta elettronica valido.

L'interazione tra l'invito di posta elettronica e il sito area di lavoro varia a seconda del programma di posta elettronica in uso. Se si utilizza Office Outlook 2003 con un account di posta elettronica di Microsoft Exchange Server per configurare il sito area di lavoro riunioni, al corpo della convocazione di riunione viene aggiunto automaticamente un collegamento al sito area di lavoro riunioni. Outlook, inoltre, comunica con il sito area di lavoro, aggiungendo automaticamente nel sito area di lavoro l'oggetto, i nomi dei partecipanti, la data, l'ora e il luogo indicati nella convocazione. Se, successivamente, i nomi dei partecipanti, la data, l'ora o il luogo della riunione vengono modificati in Outlook, le informazioni nel sito area di lavoro riunioni verranno aggiornate automaticamente.

Nota  Se si aggiornano i partecipanti dal sito area di lavoro, sarà necessario tornare ad Outlook per aggiornare le informazioni nella convocazione di riunione.

Se si utilizza un programma di posta elettronica diverso da Outlook, per informazioni vedere la relativa documentazione o contattare l'amministratore del sistema.

Il sito area di lavoro è composto da una o più pagine contenenti informazioni sulla riunione ed elenchi di informazioni comuni per la pianificazione e lo svolgimento di una riunione, nonché per le attività successive. Elenchi tipici di un'area di lavoro riunioni sono gli elenchi Obiettivi, Agenda, Partecipanti, Decisioni e Attività. Oltre agli elenchi è possibile inserire una raccolta documenti e una raccolta immagini, in cui gli utenti possono memorizzare materiale relativo alla riunione. Gli elenchi e le raccolte presenti nella home page per impostazione predefinita dipendono dal modello scelto per creare il sito area di lavoro.

Nella home page e nelle altre pagine aggiunte dall'utente le informazioni sono suddivise in parti, denominate web part. Esistono web part per ogni tipo di elenco o raccolta e per altri tipi di informazioni che è possibile aggiungere al sito area di lavoro.

Se il sito area di lavoro non contiene le informazioni desiderate oppure se il layout o l'aspetto non sono soddisfacenti, è possibile personalizzarla.

1 Titolo, data, ora e luogo della riunione

2 Schede delle pagine

3 Menu per la personalizzazione del sito area di lavoro

4 Elenco Agenda visualizzato in una web part

5 Raccolta documenti visualizzata in una web part

Se si utilizza un programma di messaggistica immediata compatibile con Windows SharePoint Services, quale Microsoft Windows Messenger, Microsoft MSN Messenger o il Servizio di Messaggistica immediata di Microsoft Exchange, è possibile servirsene dall'interno dell'elenco Partecipanti nel sito area di lavoro per comunicare con altri partecipanti. Se un partecipante è in linea, è possibile chiedergli di entrare nel sito area di lavoro per poter lavorare insieme.

La riunione per cui è stato creato il sito area di lavoro non ha luogo nel sito area di lavoro riunioni. La riunione effettiva viene condotta di persona, per telefono o tramite un'applicazione per discussioni in linea, quale Microsoft Windows NetMeeting. È possibile, tuttavia, visualizzare il sito area di lavoro e aggiornarlo durante la riunione. È possibile, ad esempio, aggiornare l'elenco dei partecipanti per registrare i partecipanti effettivi, indicare le decisioni prese e pubblicare i verbali della riunione, in modo da avere un rapporto completo sulla riunione, consultabile anche in futuro.