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Il coordinatore di una cartella contenuta in una raccolta documenti compatibile con le versioni precedenti può personalizzare il testo del messaggio di posta elettronica di approvazione che viene inviato da Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 ai revisori per informarli che un documento è in attesa di approvazione. Per specificare il testo del messaggio di posta elettronica, utilizzare la scheda Approvazione della pagina delle proprietà della cartella.
Nota Questa operazione è consigliata, ma non obbligatoria. Se non si specifica un indirizzo di posta elettronica, gli utenti vedranno gli avvisi delle richieste di approvazione solo nel sito portale e non riceveranno il messaggio di posta elettronica di approvazione. Se immesso, l'indirizzo del revisore deve essere nel formato SMTP completo, ad esempio prova@example.com.
Il messaggio di approvazione con i commenti aggiunti verrà inviato da SharePoint Portal Server ai revisori indicati nell'elenco non appena il documento sarà pronto per essere approvato.
Nota È possibile apportare modifiche a un processo di approvazione di una cartella, ma queste avranno effetto solo sui documenti inviati per l'approvazione dopo l'inserimento delle modifiche. I documenti già in attesa di approvazione non verranno influenzati da tali modifiche.