Archiviare un documento nella raccolta documenti compatibile con le versioni precedenti
Archiviare un documento nella raccolta documenti compatibile con le versioni precedentiQuando si aggiunge un documento alla raccolta documenti compatibile con le versioni precedenti oppure dopo aver apportato modifiche a un documento precedentemente estratto, è necessario archiviare il documento per consentire agli altri utenti della cartella di visualizzare la versione più recente.
Archiviare un documento utilizzando il sito portale
- Sulla barra di spostamento principale del sito portale fare clic sul collegamento alla raccolta documenti.
- Nella pagina Raccolta documenti individuare il documento da archiviare. Se il documento si trova in una sottocartella, aprire tale cartella per visualizzarne il contenuto.
- Fare clic sul collegamento Mostra azioni del documento. Verrà visualizzata la pagina Ispezione documento.
- Verificare che sia selezionato il documento corretto e quindi scegliere Archivia.
- Specificare come individuare il documento:
- Se non è stata salvata una copia di lavoro del documento nel computer, deselezionare la casella di controllo Copia il documento dal computer all'area di lavoro.
- Se è stata salvata una copia di lavoro del documento nel computer, verificare che la casella di controllo Copia il documento dal computer all'area di lavoro sia selezionata. Nella sezione Nome file documento scegliere Sfoglia per individuare il documento nel computer, quindi Apri.
- Scegliere Continua.
- Apportare tutte le modifiche necessarie al profilo del documento e inserire i commenti sulla versione descrivendo brevemente le modifiche apportate durante l'estrazione.
- Scegliere OK.
Archiviare un documento utilizzando un'applicazione di Microsoft Office
- Scegliere Archivia dal menu File.
- Viene visualizzato un modulo di archiviazione. Immettere i Commenti sulla versione ed apportare le modifiche necessarie al profilo del documento.
- Scegliere OK.
Archiviare un documento utilizzando le cartelle Web
- Individuare il documento nella raccolta documenti.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento e quindi scegliere Archivia.
- Viene visualizzato un modulo di archiviazione. Immettere i Commenti sulla versione ed apportare le modifiche necessarie al profilo del documento.
- Scegliere OK.
Note
- Dopo che il documento è stato archiviato, gli autori nella cartella potranno visualizzarlo e modificarlo. Le modifiche apportate non saranno visibili per gli utenti che cercano il documento nel sito portale fino a quando il documento non verrà pubblicato.
- Per pubblicare un documento, selezionare la casella di controllo Pubblica il documento dopo l'archiviazione nel modulo di archiviazione. Se per la cartella non è stato configurato un processo di approvazione, il documento verrà pubblicato automaticamente.
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