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A ogni documento della raccolta documenti compatibile con le versioni precedenti è associato un profilo di documento contenente un insieme di proprietà. In Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 le informazioni del profilo di documento vengono utilizzate per categorizzare i documenti e per indirizzare le ricerche dopo la pubblicazione del documento nel sito portale. Per specificare informazioni riguardanti il documento, ad esempio l'autore e il titolo, utilizzare il modulo del profilo.
Il coordinatore a livello di raccolta documenti può applicare profili di documento specifici ai documenti quando li aggiunge alla raccolta documenti per la prima volta. Dopo che la raccolta documenti o la cartella è stata progettata, anche gli utenti possono applicare profili ai documenti quando li aggiungono alla raccolta. Le informazioni (metadati) aggiunte al modulo del profilo vengono memorizzate insieme al documento.
È possibile accedere al modulo del profilo dalla pagina delle proprietà di un documento specifico. Nelle cartelle avanzate il modulo del profilo è accessibile anche dal modulo di archiviazione.