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Le cartelle create dall'utente rappresentano lo strumento di lavoro fondamentale all'interno della raccolta documenti compatibile con le versioni precedenti. È possibile creare nuove cartelle o importare cartelle esistenti dalla propria struttura di file. Poiché le cartelle vengono utilizzate per archiviare e gestire i documenti, è importante scegliere un tipo di cartella adeguato alle esigenze di gestione dei documenti.
Il coordinatore di una cartella può modificare le impostazioni seguenti facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e quindi scegliendo Proprietà:
Importante Non è possibile attivare o disattivare le impostazioni per cartelle avanzate per una cartella contenente documenti. Per modificare tali impostazioni, è prima necessario rimuovere tutti i documenti dalla cartella.
Se per una cartella è stata selezionata la casella di controllo Utilizza impostazioni di protezione della cartella padre, le sottocartelle, sia nuove che importate, erediteranno automaticamente le proprietà e le impostazioni dalla cartella padre. Se, ad esempio, la cartella di destinazione è una cartella avanzata, le cartelle importate diventeranno a loro volta avanzate.
Se la cartella di destinazione è una cartella normale, le cartelle importate diventeranno a loro volta cartelle normali. I ruoli ereditati dalla cartella padre vengono modificati dinamicamente con il cambiare dei ruoli della cartella padre.
Nota Le sottocartelle ereditano le procedure di approvazione dalle cartelle padre soltanto quando vengono create. Tutte le modifiche apportate alla procedura di approvazione della cartella padre successivamente alla creazione della sottocartella non vengono ereditate. È necessario gestire queste impostazioni separatamente per ogni cartella.