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Per consentire agli utenti l'accesso al contenuto di una raccolta documenti compatibile con le versioni precedenti, è necessario assegnare loro un ruolo. I ruoli attribuiscono autorizzazioni per l'esecuzione di operazioni aggiuntive, ad esempio l'archiviazione, l'estrazione, la pubblicazione e l'approvazione, oltre alle tradizionali operazioni di accesso ai file, quali la lettura, la scrittura e la modifica. L'assegnazione di un ruolo specifico a un utente consente di attribuire a tale utente la capacità di eseguire attività specifiche.
Ogni utente può avere più ruoli nella raccolta documenti. Un utente può, ad esempio, avere il ruolo di lettore in una cartella e il ruolo di autore in un'altra. È inoltre possibile distribuire le attività di gestione tra più coordinatori. A livello di raccolta documenti, ad esempio, è possibile assegnare coordinatori che gestiscano i profili di documento e definiscano la protezione della raccolta. A livello di cartella, è possibile delegare ad altri le responsabilità per la gestione della protezione della cartella, la selezione di profili di documento appropriati e la definizione di un processo di approvazione per il contenuto delle cartelle.
È possibile assegnare ruoli agli utenti a livello di raccolta documenti. L'elenco degli utenti e dei ruoli assegnati verrà ereditato da tutte le cartelle che ereditano le impostazioni di protezione da tale livello. Per assegnare i ruoli agli utenti a livello di raccolta documenti, è sufficiente aprire la cartella Web della raccolta documenti, quindi scegliere Impostazioni area di lavoro e selezionare la scheda Protezione. Per assegnare i ruoli per singole cartelle della raccolta documenti, è necessario configurare tali ruoli modificando le proprietà delle singole cartelle.
Nota Le impostazioni di protezione per singole cartelle consentono di determinare le informazioni visualizzate agli utenti nella raccolta documenti compatibile con le versioni precedenti. Ciò significa che un utente al quale è stato assegnato un ruolo a livello di raccolta documenti potrebbe non avere lo stesso ruolo a livello di cartella. Se, ad esempio, si assegna a un utente il ruolo di lettore a livello di raccolta documenti, l'utente avrà il ruolo di lettore per tutte le cartelle che ereditano la protezione da tale livello. Se si assegna allo stesso utente il ruolo di coordinatore a livello di cartella, tale ruolo sarà valido soltanto per quella cartella.
Quando si aggiunge un utente alla raccolta documenti compatibile con le versioni precedenti, gli viene assegnato il ruolo predefinito di lettore, che consente di visualizzare tutti i documenti pubblicati nella raccolta documenti. Se si desidera consentire all'utente di modificare i documenti o di gestire una cartella, è necessario assegnargli un nuovo ruolo. Per impostazione predefinita, quando si crea una raccolta documenti compatibile con le versioni precedenti in Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003, viene assegnato automaticamente il ruolo di lettore per tutte le cartelle al gruppo Everyone di Windows. Ciò significa che tutti gli utenti del dominio possono leggere i documenti pubblicati.
I ruoli possono essere assegnati a utenti selezionati del dominio di Windows esistente oppure a utenti e gruppi locali. Tali utenti e gruppi possono essere definiti localmente nel server oppure nel dominio a cui il server appartiene.
Nota Quando si assegna un ruolo a un utente, è consigliabile utilizzare gli account utente e di gruppo del dominio. SharePoint Portal Server non è in grado di riconoscere gli account utente di server locali dal computer SharePoint Portal Server quando esegue ricerche per indicizzazione su contenuti situati in un altro server.
Al gruppo Administrators locale di SharePoint Portal Server viene assegnato automaticamente il ruolo di coordinatore a livello di raccolta documenti. Tutti i membri del gruppo Administrators locale possono assegnare il ruolo di coordinatore sia a se stessi che ad altri utenti e quindi configurare la protezione per qualsiasi cartella o documento. Non è possibile annullare l'assegnazione di questo ruolo per il gruppo Administrators. Nel caso in cui, volutamente o per errore, venga impedito l'accesso alla cartella agli utenti normalmente autorizzati ad accedervi, un membro del gruppo Administrators locale potrà ripristinare i ruoli per la raccolta documenti e per le singole cartelle.
Nota La negazione dell'accesso per un documento non ha alcun effetto sull'accesso al documento da parte del gruppo Administrators locale.