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I profili di documento offrono la possibilità di aggiungere informazioni su un documento rendendole disponibili per la ricerca. Tali informazioni possono essere utili per descrivere un documento in maggiore dettaglio o identificarlo più chiaramente. Per impostazione predefinita, un profilo include proprietà di base come Autore e Titolo. È possibile aggiungere in modo semplice proprietà personalizzate come Codice cliente o Manager progetto per registrare informazioni aggiuntive utili per l'organizzazione e la ricerca dei documenti.
Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 associa a ogni documento della raccolta documenti compatibile con le versioni precedenti un profilo contenente un insieme di proprietà. I profili di documento vengono creati e archiviati nella cartella Profili documento all'interno della cartella Gestione.
Tutti i profili di documento di SharePoint Portal Server si basano su un modello, denominato Documento di base, contenente proprietà generali applicabili a tutti i documenti, come i titoli e le parole chiave. Se necessario, è possibile ignorare queste proprietà di base per evitare che vengano incluse in altri profili di documento creati.
In base alle esigenze specifiche di un'organizzazione, è possibile creare numerosi profili di documento e ignorare le impostazioni del profilo di documento predefinito. Se si creano e si applicano profili di documento a cartelle nella raccolta documenti, gli utenti potranno utilizzare il modulo del profilo per specificare informazioni aggiuntive sui documenti.
Nota I profili di documento possono essere utilizzati per determinare quali documenti vengono memorizzati in una cartella. È possibile, inoltre, consentire agli utenti di memorizzare in determinate cartelle solo i documenti con profili specifici.