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Talvolta i dipendenti incontrano difficoltà nel collaborare con altri alla realizzazione di un documento, nel controllare l'accesso a tali documenti e nel pubblicare documenti all'interno dell'organizzazione. Altri problemi comuni sono la perdita, la sovrascrittura o la difficoltà di ricerca di documenti importanti. In Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 sono disponibili varie caratteristiche che consentono di semplificare il processo di sviluppo dei documenti ed evitare questi problemi.
Oltre agli elenchi e alle librerie di SharePoint, SharePoint Portal Server offre una raccolta documenti facoltativa compatibile con le versioni precedenti, che facilita la gestione dei documenti tramite svariate caratteristiche, tra cui:
SharePoint Portal Server semplifica la collaborazione tra più utenti, la raccolta di commenti dei revisori, la ricerca dei documenti grazie a informazioni descrittive quali le parole chiave e la pubblicazione dei documenti per un vasto gruppo di destinatari.