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Per un dipendente le origini di informazioni di grandi dimensioni e complesse, ad esempio le condivisioni di file multiple, possono risultare difficili da organizzare e utilizzare perché la struttura organizzativa è minima o nulla. La difficoltà aumenta con l'aggiunta di origini di informazioni quali siti Web, server di posta elettronica e database.
Può inoltre risultare complicato collaborare con altri utenti sui documenti. È infatti possibile che documenti importanti vengano persi, sovrascritti o siano difficili da trovare. Per semplificare maggiormente lo sviluppo dei documenti ed evitare questi problemi comuni, in Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 è inclusa una raccolta documenti.
La raccolta documenti per il sito portale è compatibile con la raccolta documenti di SharePoint Portal Server 2001 e si basa su un archivio documenti. La raccolta documenti compatibile con le versioni precedenti include le caratteristiche seguenti:
Per semplificare le operazioni di ricerca, organizzazione e collaborazione per i documenti, è inoltre possibile utilizzare le caratteristiche del sito portale descritte di seguito.
Argomenti Per semplificare la ricerca di documenti da parte di altri utenti, è possibile aggiungere i documenti a sottoaree rilevanti dell'area Argomenti.
Sito personale Per facilitare la gestione di documenti personali e di altri elementi di interesse, è possibile utilizzare il sito portale per creare automaticamente un sito personale. Tale sito, denominato Sito personale, consente di rendere disponibili le informazioni desiderate in un'unica posizione, personalizzabile in base alle esigenze.
Siti aree di lavoro documenti Un sito area di lavoro documenti è un sito Web basato su Microsoft Windows SharePoint Services con caratteristiche che consentono a un gruppo di condividere file, partecipare a discussioni e collaborare per la realizzazione di un documento.
Nota SharePoint Portal Server si integra inoltre con le caratteristiche della raccolta documenti disponibili in Windows SharePoint Services.