Informazioni sulle funzionalità di collaborazione

Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 agevola e facilita la collaborazione e le interazioni all'interno di un'organizzazione. Gli utenti hanno la possibilità di collaborare a documenti, progetti e attività condividendo esperienze e conoscenze comuni, grazie alle varie caratteristiche di collaborazione integrate disponibili in Prodotti e tecnologie SharePoint. I servizi di indicizzazione e ricerca, insieme ai nuovi servizi relativi agli utenti, consentono di ottenere una maggiore efficienza tramite l'individuazione degli utenti e dei team appropriati, nonché la ricerca di altri tipi di informazioni.

Indice e ricerca

Ricerca In SharePoint Portal Server è disponibile una caratteristica di ricerca che consente di trovare tutti i tipi di contenuto (persone, documenti, siti e altri elementi del sito portale) in base alle parole chiave specificate. Con questa funzionalità è possibile eseguire ricerche nel contenuto memorizzato in diverse origini, come siti Web, file system, server di posta e database. I risultati possono essere organizzati in vari modi, ad esempio per sito, per area o per data. Per ricerche più specifiche è possibile utilizzare le opzioni di ricerca avanzata che consentono di eseguire una ricerca in base alle proprietà degli elementi, di ordinare i risultati in base a fattori diversi dalla pertinenza e di impostare altre opzioni di ricerca avanzate.
Elementi di maggiore rilevanza Gli elementi di maggiore rilevanza permettono di ottenere una maggiore efficienza nelle ricerche e supportano gli utenti segnalando gli utenti, i siti, i documenti o gli altri elementi considerati più pertinenti per una ricerca specifica. In SharePoint Portal Server gli elementi di maggiore rilevanza vengono visualizzati all'inizio dell'elenco dei risultati di ricerca.

Directory dei siti La directory dei siti rappresenta la soluzione più semplice per aggiungere contenuto al sito portale per la ricerca. Quando un utente aggiunge un sito, può decidere se includere il contenuto del sito nei risultati delle ricerche. L'amministratore del servizio di ricerca può impostare l'approvazione automatica dei siti per la ricerca oppure richiedere l'approvazione per ogni sito. Dopo l'approvazione, il sito viene indicizzato e il relativo contenuto viene incluso nei risultati delle ricerche.
Avvisi È possibile richiedere l'invio di un avviso ogni volta che vengono apportate modifiche ai risultati di una ricerca specifica.

Aree

Per semplificare l'esplorazione, la visualizzazione e la ricerca degli elementi necessari, è possibile suddividere il contenuto del sito portale in aree. Le aree consentono di organizzare il contenuto, sia esso rappresentato da documenti, persone o siti, in gruppi di informazioni correlate anche se tale contenuto può essere memorizzato in origini e formati diversi. L'amministratore del sito portale può assegnare un gestore per l'area, responsabile del controllo di tutto il contenuto dell'area stessa, ovvero del contenuto visualizzato nell'area e degli utenti autorizzati ad accedervi.

Servizi per gli utenti

Profili utente I profili utente consentono di eseguire ricerche di utenti e di mantenersi in contatto con gli altri utenti nell'organizzazione, sulla base delle informazioni personali pubblicate da ogni utente. Anche i servizi di ricerca e indicizzazione utilizzano le informazioni dei profili per ottimizzare i risultati delle ricerche.

Sito personale Si tratta di un sito personale di SharePoint creato nel sito portale e che offre informazioni personalizzate per i singoli utenti, inclusi i contenuti assegnati all'utente in base all'appartenenza a un determinato gruppo di destinatari.
Gruppi di destinatari È possibile assegnare contenuti a gruppi di destinatari specifici in base al ruolo o alle attività svolte da un utente. In un'area Risorse umane, ad esempio, l'amministratore del sito o il gestore dell'area può decidere di aggiungere una notizia destinata a tutti i nuovi dipendenti per invitarli a visitare il sito Regolamento nuovi assunti.

SharePoint Portal Server consente di condividere in modo semplice le informazioni, di avere sempre a disposizione dati completi sulle procedure ottimali per le varie attività e collaborare con altri utenti a documenti, progetti e altri impegni. I seguenti sono alcuni dei metodi di collaborazione e condivisione disponibili:

Siti Web basati su Microsoft Windows SharePoint Services

Windows SharePoint Services consente di creare siti Web selezionando il modello più appropriato per le specifiche esigenze di un progetto. In SharePoint Portal Server è disponibile una vasta gamma di modelli adatti alle diverse esigenze aziendali. Si possono creare siti per agevolare la collaborazione su documenti, l'organizzazione di riunioni e in termini più generali per semplificare le interazioni tra i team o per i progetti. Per impostazione predefinita, ogni modello di sito include un gruppo personalizzato di caratteristiche per la collaborazione di Windows SharePoint Services. Se si interagisce con clienti o partner esterni oppure se alcuni utenti devono accedere ai dati da una posizione esterna rispetto al firewall dell'organizzazione, SharePoint Portal Server consente sia a utenti esterni che interni di visualizzare lo stesso contenuto e gli stessi dati e di interagire. Dopo aver creato i siti, in SharePoint Portal Server le ricerche in questi siti possono essere eseguite allo stesso modo delle ricerche in altro contenuto del portale.

Gestione, pubblicazione e collaborazione per i documenti

SharePoint Portal Server include numerose caratteristiche progettate per la ricerca, l'organizzazione e la collaborazione sui documenti. Una raccolta documenti è una posizione centralizzata in cui memorizzare i documenti e tenere traccia delle modifiche. Nei siti personali si possono aggiungere collegamenti ai documenti utilizzati più di frequente. L'area Argomenti consente di organizzare i documenti in base agli argomenti e le aree di lavoro documenti di Microsoft Windows SharePoint Services offrono strumenti utili per collaborare sui documenti con altri utenti.

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