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Quando in Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 vengono creati gli indici di contenuto, vengono utilizzati gli account di accesso per eseguire la ricerca per indicizzazione dei siti Web, dei server e delle risorse di rete inclusi in ogni indice di contenuto. Le autorizzazioni dell'account di accesso sono determinanti per la riuscita della ricerca per indicizzazione.
Quando viene eseguita la ricerca per indicizzazione dei siti basati su Windows SharePoint Services, l'operazione produce risultati migliori se l'account di accesso dispone di diritti amministrativi per la server farm di SharePoint Team Services. È inoltre necessario che l'account di accesso sia un membro del gruppo amministrativo di SharePoint.
Se si utilizza un account di accesso che non fa parte del gruppo amministrativo di SharePoint, il server eseguirà la ricerca per indicizzazione del sito, ma l'indice di contenuto non sarà sicuro perché tutti gli utenti potranno accedere ai documenti. È inoltre possibile che parte dei dati non venga inclusa nell'indice di contenuto perché l'account di accesso potrebbe non disporre dei diritti per accedere a tutti i siti inclusi in un sito di Windows SharePoint Services.
Per la ricerca per indicizzazione di siti basati su SharePoint Team Services v1.0, l'account di accesso deve essere assegnato al ruolo Amministratore.
L'account di accesso predefinito per il contenuto deve disporre di autorizzazioni di lettura per i siti Web e i server sottoposti a ricerca per indicizzazione. È inoltre necessario che l'account disponga delle autorizzazioni indicate in precedenza per l'esecuzione della ricerca per indicizzazione di siti basati su Windows SharePoint Services e SharePoint Team Services.
Durante la creazione di un indice di contenuto per siti Internet, SharePoint Portal Server fornisce innanzitutto l'account di accesso predefinito per il contenuto. Se tale account non è stato configurato, verrà fornito l'account per l'accesso anonimo. Se si utilizza un server proxy, l'account utilizzato per l'accesso a Internet deve disporre delle autorizzazioni appropriate nel server proxy per poter creare un indice di contenuto di siti Internet. Senza tali autorizzazioni, sarà possibile eseguire esclusivamente ricerche per indicizzazione del contenuto interno alla rete Intranet.
L'account di accesso predefinito per il contenuto viene in genere impostato durante l'installazione di SharePoint Portal Server ed è valido per tutte le origini di contenuto. Se si desidera configurare un account per un'origine di contenuto specifica, è possibile definire una regola di sito o di percorso per tale origine di contenuto e quindi associare un account all'origine. Se non si assegna un account di accesso del sito a un'origine di contenuto, SharePoint Portal Server utilizza l'account di accesso predefinito per il contenuto per accedere al contenuto in tale origine.
In SharePoint Portal Server viene in genere utilizzata l'autenticazione NTLM. Se questo tipo di autenticazione non è disponibile, viene utilizzata l'autenticazione Basic. Le credenziali passate con l'autenticazione Basic non sono protette.
SharePoint Portal Server utilizza l'account di amministrazione per la connessione al database di configurazione e durante la propagazione degli indici dai server di gestione degli indici ai server di ricerca. È necessario che questo account sia un membro del gruppo Administrators locale nel server di ricerca.
Il server di gestione degli indici esegue la ricerca per indicizzazione del contenuto per includerlo in un indice di contenuto. Il server di ricerca esegue query. La propagazione di un indice di contenuto dal server di gestione degli indici a un altro server consente di liberare risorse per gli altri processi nel server di destinazione. Il server di destinazione può essere un server dedicato alla ricerca oppure un server che esegue anche altri componenti.
È possibile dedicare un server alla creazione e all'aggiornamento degli indici di contenuto e un altro server all'elaborazione delle query. In questo caso si crea l'indice di contenuto nel primo server (il server di gestione degli indici) e quindi si propaga l'indice di contenuto nel secondo server (il server di ricerca). In questo modo i processi che utilizzano una quantità elevata di risorse sono limitati al server dedicato all'indicizzazione senza effetti negativi sulle prestazioni del server dedicato alla ricerca.